Contabilidad de proyectos

Aunque las tareas contables se realizan a lo largo del proyecto, es necesario considerar elementos financieros específicos desde el principio de la fase de inicio del proyecto para poder abordarse adecuadamente durante el proyecto y evitar problemas contables al finalizarlo.

Se anima encarecidamente al gobierno local a presentar facturas con informes de estado adjuntos, calendarios y materiales de respaldo mensualmente para facilitar la revisión eficiente de las solicitudes por parte de TxDOT y la verificación del trabajo realizado.

Responsabilidad

El personal de proyectos del gobierno local es responsable de mantener registros financieros y documentación precisos sobre los proyectos.

El personal del proyecto de TxDOT tiene la responsabilidad de trabajar con sus homólogos del gobierno local para garantizar la adecuación y precisión de los registros financieros del proyecto en cumplimiento de todos los requisitos federales y estatales aplicables, además de cualquier requisito adicional establecido en el Acuerdo de Financiación Anticipada (AFA) del proyecto.

Pagos anticipados

En la mayoría de los casos, el gobierno local realizará pagos anticipados a TxDOT para uno o más de los siguientes fines:

• Costes de supervisión de TxDOT.
• Adquisición de derecho de paso.
• Desarrollar planes de ingeniería.
• Construyendo el proyecto.

Según se indica en la AFA, los pagos anticipados de los gobiernos locales se cobran antes de comenzar los trabajos que se pagarán con los pagos anticipados del gobierno local. La cantidad de fondos adelantados se especifica en la AFA entre TxDOT y el gobierno local.

Cierre del proyecto

Una vez finalizado el proyecto, la oficina del distrito correspondiente de TxDOT y la División de Finanzas de TxDOT coordinarán una contabilidad de cierre de los fondos del proyecto basada en los términos de la AFA.

Si la participación del gobierno local se basa en una tarifa fija, no se deberán fondos adicionales del gobierno local ni del gobierno local.

Si la participación del gobierno local es un porcentaje especificado o un método alternativo y el gobierno local ha pagado de más o menos:

• TxDOT proporcionará una declaración final de costes al gobierno local y una comprobación para determinar si los pagos anticipados del gobierno local superan las responsabilidades del gobierno local.
• TxDOT proporcionará un extracto de facturación por el importe adicional debido si los pagos anticipados del gobierno local son inferiores a las responsabilidades del gobierno local.

El gobierno local tiene 30 días para pagar cualquier cantidad pendiente.

Retirada y terminación

Si un gobierno local se retira (o es cancelado) de un proyecto después de que se haya ejecutado una AFA, el gobierno local es responsable del pago de todos los costes directos e indirectos del proyecto que TxDOT ha incurrido previamente por los trabajos en los que participa el gobierno local.

Más información

• Formas y publicaciones
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