Contabilidad de proyectos

Aunque las tareas contables se llevan a cabo a lo largo de todo el proyecto, los elementos financieros específicos deben tenerse en cuenta al principio de la fase de inicio del proyecto para que se aborden adecuadamente durante el proyecto y se eviten problemas contables al finalizar.

Se recomienda encarecidamente al gobierno local que presente facturas con informes de estado adjuntos, cronogramas y materiales de respaldo mensualmente para facilitar la revisión eficiente de las solicitudes de TxDOT y la verificación del trabajo realizado.

Responsabilidad

El personal de proyectos del gobierno local es responsable de mantener registros financieros precisos y documentación sobre los proyectos.

El personal del proyecto de TxDOT tiene la responsabilidad de trabajar con sus contrapartes del gobierno local para garantizar la idoneidad y exactitud de los registros financieros del proyecto de conformidad con todos los requisitos federales y estatales aplicables, además de cualquier requisito adicional establecido en el Acuerdo de Financiamiento Anticipado (AFA) del proyecto.

Anticipos

En la mayoría de los casos, el gobierno local hará pagos por adelantado a TxDOT para uno o más de los siguientes propósitos:

• Costos de supervisión de TxDOT.
• Adquisición del derecho de vía.
• Desarrollo de planes de ingeniería.
• Construcción del proyecto.

Como se indica en la AFA, los pagos anticipados del gobierno local se cobran antes de comenzar el trabajo que se pagarán con los pagos anticipados del gobierno local.  La cantidad de fondos adelantados se especifica en la AFA entre TxDOT y el gobierno local.

Cierre del proyecto

Una vez que se complete el proyecto, la oficina de distrito de TxDOT correspondiente y la División de Finanzas de TxDOT coordinarán una contabilidad de cierre de los fondos del proyecto según los términos de la AFA.

Si la participación del gobierno local se basa en una cuota fija, no se adeudarán fondos adicionales del gobierno local ni del gobierno local.

Si la participación del gobierno local es un porcentaje específico o un método alternativo y el gobierno local ha pagado de más o de menos:

• TxDOT proporcionará una Declaración de Costos final al gobierno local y un cheque si los pagos por adelantado del gobierno local exceden las responsabilidades del gobierno local.
• TxDOT proporcionará un estado de cuenta por el monto adicional adeudado si los pagos por adelantado del gobierno local son menores que las responsabilidades del gobierno local.

El gobierno local tiene 30 días para pagar los montos adeudados.

Desistimiento y rescisión

Si un gobierno local se retira (o se termina) de un proyecto después de que se haya ejecutado un AFA, el gobierno local es responsable del pago de todos los costos directos e indirectos del proyecto incurridos previamente por TxDOT para los elementos de trabajo en los que el gobierno local está participando.

Más información

• Formularios y publicaciones
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