Documentación del proyecto y presentación de datos
Inicio del proyecto
Los registros del proyecto, incluidos los documentos legales, las actas de las reuniones, los informes, etc., deben ser mantenidos por el gobierno local durante el transcurso del proyecto.
Mantenimiento de registros
Tan pronto como se ejecute el contrato entre el gobierno local y el contratista, el gobierno local debe establecer un sistema para mantener y organizar los registros del proyecto. La organización temprana de los documentos y archivos del proyecto por parte del gobierno local asegurará que una auditoría por parte de TxDOT o FHWA durante o al cierre del proyecto se lleve a cabo sin problemas.
El mantenimiento adecuado de registros también ayuda a la administración del proyecto al documentar el cumplimiento de las políticas y procedimientos locales, estatales y federales. El gobierno local debe conservar los registros según lo especificado en el Acuerdo de Financiamiento Anticipado (AFA). El distrito de TxDOT también debe conservar registros y debe asegurarse de que el gobierno local mantenga los registros apropiados para ayudar tanto a TxDOT como a FHWA durante las auditorías del proyecto.
Proyectos de construcción
Los registros del proyecto de construcción también deben incluir:
- Cantidades de pago.
- Informes de pruebas que demuestren que los materiales utilizados cumplen con los requisitos de las especificaciones.
- Administración de contratos.
Los requisitos específicos para cada proyecto se abordarán en el AFA.
Más información
- Formularios y publicaciones
- Utilice la navegación lateral para acceder a páginas adicionales del kit de herramientas.