Proceso de revisión de gastos generales de TxDOT para AQ

La dirección y los CPA deben comprender AASHTO, que es un recurso/guía "diseñado para ayudar a consultores de ingeniería, CPA independientes y auditores del DOT estatal en la preparación y/o auditoría de Declaraciones de Trabajo Directo, Beneficios Complementarios y Gastos Generales (tablas de tarifas de costes indirectos)" y para comprender las directrices FAR 31 y los Informes de Auditoría de Gastos Generales.

Tras la notificación de la revisión final y la aprobación de la Tarifa de Gastos Generales por parte de TxDOT, si el contratista no responde en un plazo de cinco días hábiles, la tarifa será definitiva.

Documentación adecuada necesaria para demostrar: se han incurrido en costes; los costes son asignables a un contrato; y los costes cumplen con los principios de costes. La función puede combinarse en un único elemento depreciable de términos y naturaleza similares, como varios discos duros para ordenadores o agrupaciones de equipos más pequeños. Documentación que muestre quién está incluido, naturaleza y propósito del gasto, fechas de gastos, agendas si corresponde y costes permitidos.

De acuerdo con la FAR 31.205-6(f)(1), para que cualquier bono sea permitido en una revisión de un informe OHA por TxDOT, el contratista debe tener una política de bonificación por escrito registrada de buena fe antes de prestar los servicios, mediante la cual se concedan pagos de incentivos/bonificaciones según métricas de apoyo determinadas por la empresa. Las pólizas de bonificación normalmente se redactan y/o revisan para coincidir con el año fiscal de una empresa. Los planes de bonificación escritos deben contener, como mínimo, los siguientes componentes:

• Criterios de elegibilidad
• Periodo del plan de bonificación
• Criterios de desempeño medibles por posición
• Los premios de incentivos o bonificaciones spot deben estar relacionados con el rendimiento medido por factores cuantitativos y cualitativos
• Forma de pago a recibir
• Distribución de la línea temporal

Si se utiliza un bono de beneficios de buena fe, la dirección debe determinar el porcentaje de beneficio o la cantidad del fondo lo antes posible.

Basar los pagos de bonificaciones únicamente en la rentabilidad de la empresa, o a discreción de la dirección/supervisores, no cumple con la FAR. Además, por favor, explica cómo se calcularon los bonos individuales.

Los bonus de contratación o de recomendación deben estar claramente definidos con parámetros de por qué, a quién y cuándo se pagarán este tipo de pagos. Estos bonos forman parte del proceso de reclutamiento y deben incluirse en los gastos de reclutamiento.

Según la ICQ, un consultor debe llevar un registro del uso de teléfonos móviles que indique los números de llamadas entrantes y salientes para verificar el uso de los teléfonos móviles únicamente con fines comerciales. Esta documentación de llamadas normalmente se incluye en las facturaciones mensuales del teléfono móvil y puede usarse como registro si se desglosa entre llamadas profesionales y personales. Solo se permiten llamadas de negocios bajo FAR; No se permiten llamadas personales.

Por lo tanto, solo la parte de las llamadas relacionadas con negocios debe informarse en el Informe de Gastos Generales. Para un teléfono propiedad y facturado al consultor para fines comerciales, si no se mantienen registros o el consultor no rastrea llamadas comerciales y personales mediante la facturación mensual, el oficial de contratación puede rechazar total o parcialmente un coste reclamado que careza de un soporte adecuado.

En ocasiones, un consultor permite a los empleados usar teléfonos personales durante sus actividades y proporciona un gasto de reembolso. En tales casos, el consultor debe proporcionar un registro de teléfono móvil o facturación para determinar la separación entre el uso comercial y personal y verificar el gasto en el Informe de Gastos Generales. No se permite una asignación o reembolso de teléfono móvil, sin registro ni documentación de respaldo de las facturaciones telefónicas. El oficial de contratación puede rechazar total o parcialmente un coste reclamado que careza de un soporte adecuado.

Bajo AASHTO 4.2 - Principios de costes estatales y locales: "Aunque las regulaciones de la FHWA exigen que los DOT estatales acepten tasas de coste indirecto conforme a la Parte 31 del FAR y acepten auditorías conscientes de las tasas de costes indirectos compatibles con el FAR, esas regulaciones no son aplicables a contratos que no impliquen financiación federal". Por ello, para contratos sin financiación federal, algunos departamentos de transporte estatales y agencias locales definen el coste permitido de forma más restrictiva que la Parte 31 del FAR." Y además, "las metodologías prescritas por las agencias contratantes a veces incluyen: la reformulación de estructuras de costes indirectos multinivel a una tarifa única basada en mano de obra directa; y, Restatement of separate field and home office indirect cost rate como una tarifa combinada para todo el consultor."

Es política de TxDOT que:

• Para contratos de financiación estatal que no requieran una tarifa de campo, la Tarifa Combinada se utilizará en estos contratos.
  
• Para los contratos de financiación estatal que requieran una tarifa de campo, se utilizarán la tasa de oficina central y la tarifa de campo. En caso de que el consultor no tenga una tasa de campo, el Departamento establecerá una tasa de campo según TAC 9,34.
  
• La tasa de campo establecida es un cálculo de la base de datos de los departamentos de empresas que han desarrollado una tasa de oficina central y de campo. La media es el porcentaje utilizado para establecer la tasa final de campo para el contrato. Al final de cada año fiscal, se revisa la media y puede ajustarse para contratos futuros.
  
• Para contratos financiados con fondos federales, la tarifa seguirá las directrices FAR 31 para contratos financiados por el gobierno federal.

El Proceso de Calificaciones Administrativas de TxDOT para contratación está sujeto a las normas publicadas bajo el Título 43, Parte 1, Capítulo 9, Subcapítulo C, Regla 9:34, Proceso Integral.

Las revisiones de Calificaciones Administrativas de TxDOT de los informes de auditoría de gastos generales de consultores se basan en la FAR 31, que establece límites y parámetros respecto a los costes permitidos e inadmisibles que pueden reclamarse bajo contratos gubernamentales.

Antes de aceptar un encargo de auditoría FAR, los CPA deben determinar si disponen de los conocimientos especializados requeridos, incluidos cursos de CPE, para completar el proyecto. El auditor CPA es responsable de realizar una auditoría conforme a las Normas de Auditoría Gubernamentales para obtener una garantía razonable de que el consultor de ingeniería cumplió con la FAR Par 31 y las Normas de Contabilidad de Costes aplicables. Las pruebas de un CPS deben realizarse de forma independiente para verificar que los controles internos del consultor de ingeniería estén correctamente diseñados y funcionen eficazmente. Una prueba adecuada de las cuentas, especialmente de las áreas de alto riesgo como se señala en AASHTO, es fundamental para emitir una opinión sobre el Informe de Auditoría General.

La FAR 31.205-11 exige que la planta, equipo, software informático y otros bienes personales del contratista sean depreciados. El reembolso de los costes de los activos fijos se basará en los costes recuperados durante la vida útil estimada de los activos fijos utilizando métodos de depreciación aceptables para fines financieros. En cuanto a las directrices FAR 31, la depreciación debe usar un saldo lineal y doble decreciente o la suma de los dígitos del año. No se permite la IRS 179 ni la depreciación acelerada.

Todos los activos depreciables deben ser depreciados. Aunque algunos contratistas pueden tener una política para gastar partidas por debajo de ciertos límites, las directrices FAR 31 no reconocen el gasto de activos amortizables.

Activos de función similar pueden combinarse en un único elemento depreciable de igual duración y naturaleza, como varios discos duros para ordenadores o agrupaciones de equipos más pequeños.

El libro mayor detallado es un registro que lista y detalla todas las cuentas empresariales y todas las transacciones registradas en cada cuenta durante un año fiscal, y debe estar correctamente segregado para corresponder con las cuentas listadas en el informe OHA (es decir, honorarios profesionales, material de oficina, etc.). El Libro Mayor General detallado no es un balance de comprobación ni una compilación de cheques/pagos del año. Un software de contabilidad de costes de trabajo debería ser capaz de generar un libro mayor general detallado.

Como se indica a continuación, cada gasto, por cuenta, debe indicarse por fecha, el beneficiario y una breve descripción del propósito del gasto, y como mínimo débito o crédito. La descripción debe ser breve pero lo suficientemente descriptiva como para permitir verificar y avalar una transacción desde el libro mayor general hasta los documentos fuente. La descripción de un pago como pago con tarjeta de crédito no proporciona suficiente detalle para describir el tipo y el propósito del pago.

Ejemplo:

• Honorarios profesionales
  
  • Fecha / Cuenta / Nombre del beneficiario / Explicación / Descripción / Débito / Crédito / Fin de Bal
    
• Material de oficina
  
  • Fecha / Cuenta / Nombre del beneficiario / Explicación / Descripción / Débito / Crédito / Fin de Bal
    
• Reparaciones y mantenimiento
  
  • Fecha / Cuenta / Nombre del beneficiario / Explicación / Descripción / Débito / Crédito / Fin de Bal

La relación entre la razonabilidad de los Costes Laborales Directos, los Beneficios Complementarios y los Costes Laborales Indirectos es importante a la hora de revisar un informe de la OHA. Como se señala en AASHTO 4.3, la relación de estos elementos de coste debe revisarse para garantizar su razonabilidad conforme a las FAR 31.201-2 y 31.201-3. Por ejemplo, la cantidad de trabajo indirecto, u otros beneficios adicionales, en relación con el trabajo directo puede generar preocupaciones sobre la eficiencia de la empresa, la retención de empleados o la asignación de funciones, y hasta qué punto el gobierno debería reembolsar los costes a través de la tarifa de gastos generales.

Cuando la relación de una empresa entre los Costes Laborales Directos y un beneficio complementario o costes laborales indirectos particulares no está alineada con otros informes de la OHA revisados por el Departamento, el Departamento puede realizar un ajuste al coste. De acuerdo con las directrices de la FAR, la carga de la prueba de la razonabilidad recaerá en el contratista.

Los costes de venta directa se caracterizan por el contacto persona a persona para inducir a un cliente a comprar un producto o servicio concreto de un contratista para su uso.

La venta directa puede incluir:

• Familiarizar a un cliente potencial o existente con los productos o servicios, condiciones de venta o capacidades de servicio de un contratista
  
• Negociación, enlace entre el personal del cliente y del contratista, esfuerzos técnicos y de consultoría, demostraciones individuales de productos y/o servicios

Según las directrices FAR 31 y AASHTO, los costes identificados específicamente con un contrato o contratos son costes directos de ese contrato, incluyendo mano de obra, materiales, gastos reembolsables y gastos no reembolsables. Los costes incurridos relacionados con contratos y que además beneficien a un contrato deben registrarse como costes directos del contrato bajo el sistema de contabilidad de costes de trabajo de un consultor. El gasto de vehículos, suministros de equipo, etc. utilizados en la ejecución de un contrato o contratos se considera costes relacionados con el trabajo y son costes directos de un contrato. Estos costes deben registrarse como costes directos de contratos en el sistema de contabilidad de costes de trabajo y registrarse como Directo: Costes No Facturables en el Informe de Auditoría General.

Como elemento corolario, un coste directamente asociado es un coste generado únicamente por la incurrencia de otro coste, y que no se habría incurrido si el otro coste no se hubiera incurrido también. Si el otro coste es directo, los costes directamente asociados se desestiman. Los costes directamente asociados pueden incluir mano de obra, suplementos, comidas de viaje, suministros utilizados y costes similares.

Los costes indirectos representan los costes generales y administrativos restantes que pueden ser asignados a múltiples objetivos de coste.

Según la FAR 31.201-2(d), los costes incluidos en el Informe de Auditoría de Gastos Generales deben estar respaldados y los consultores de ingeniería deben mantener registros adecuados, incluyendo documentación de respaldo para demostrar que los costes cumplen con los principios de costes aplicables del FAR. Los recibos/facturas deben incluir el propósito/motivo por escrito del gasto, lugar, fecha, nombres completos de todos los empleados e invitados, y para las comidas, deben incluir el recibo que refleje los artículos individuales pedidos. Los extractos de tarjetas de crédito no son una prueba aceptable de gastos. El personal de AQ puede rechazar total o parcialmente cualquier reclamación que careza de documentación adecuada.

Durante la revisión del Informe de Auditoría de Gastos Generales o del Informe de Autocertificación, el Revisor puede solicitar información adicional relacionada con la prueba de gastos. El Revisor puede solicitar copias de los recibos o facturas originales que respalden el concepto de gasto. El informe de gastos individual, el extracto de tarjeta de crédito y el extracto bancario no son pruebas aceptables de gastos. Es importante que un contratista entienda que cuando el Departamento solicita información adicional de respaldo para un informe de la OHA presentado, el contratista tiene 30 días para cumplir o la presentación completa puede ser rechazada y no se debe establecer una tarifa para ese año fiscal. Este punto se indica al final del correo como:

"De acuerdo con el Título 43 del TAC, Parte 1, Capítulo 9, Subcapítulo C, Regla 9:34 (3)(B), toda la información solicitada debe ser devuelta en un plazo de 30 días naturales desde la solicitud del Departamento. No devolver toda la información, o solo una parte de la información solicitada, hará que el expediente se cierre para el año natural y la presentación no se procese para la cualificación administrativa. Si la información se recibe después de los 30 días naturales, el expediente no se reabrirá."

Los gastos no permitidos incluyen cualquier coste que tenga características recreativas o de entretenimiento, incluyendo: picnics de empresa y fiestas navideñas; entradas para eventos deportivos u otros espectáculos; membresías en organizaciones sociales; regalos a empleados, salvo que estén relacionados con la política de premios establecida basada en el rendimiento; y, viajes y salidas patrocinadas por la compañía; café/snacks en la sala de descanso para los empleados si la cantidad de café y tentempiés es desproporcionada; banquetes de premios, comidas, trofeos, etc.; pasteles de cumpleaños, tarjetas de felicitación y decoraciones de temporada.

Las excepciones a actividades recreativas no permitidas para la moral de los empleados incluyen: equipos deportivos patrocinados por la empresa; centros de bienestar o fitness; servicios de asesoramiento o asesoramiento sanitario; máquinas expendedoras/cafeterías o carros de comida; servicios de dormitorio; publicaciones internas como boletines de la empresa, anuncios, notificaciones de recursos humanos, etc.

Independientemente del propósito, el coste de cualquier entretenimiento, diversión, actividad social o recreativa se considera inadmisible. Ejemplos incluyen: membresías en clubes sociales, gastronómicos o campestres; regalos a clientes o empleados (salvo que sea relacionado con el rendimiento); entradas para espectáculos o eventos deportivos; picnics, fiestas u otras salidas de la empresa donde la actividad sea en parte recreativa; cenas u otros eventos fuera del horario laboral (salvo que sean exclusivamente relacionados con negocios); reuniones de negocios en las que estén presentes cónyuges o invitados; entretenimiento para clientes de cualquier tipo; bebidas alcohólicas, música (banda), organero, mago; Y las comidas de negocios son sospechosas, especialmente si son frecuentes y caras

Los honorarios legales y otros relacionados con el estatus migratorio de un empleado son gastos personales del empleado y no están permitidos.

La revisión anual de gastos generales de cada año es independiente de los informes del año anterior y la tasa aprobada por la OHA es independiente de las tasas del año anterior. Los costes permitidos o no admitidos contenidos en el informe anual son independientes de la revisión anual.

Dependiendo de la complejidad del informe OHA de una empresa, el Departamento puede realizar una revisión más detallada del informe OHA y de los gastos individuales, incluyendo la documentación y los gastos permitidos. La política del Departamento es realizar una revisión en profundidad del informe de la OHA de un contratista al menos cada tres años cuando sea posible.

Según el FAR, el consultor debe mantener un sistema de contabilidad de costes de trabajo que acumule y asigne costes a contratos/proyectos. El CPA y el departamento de contabilidad deberían estar bien familiarizados con las prácticas y sistemas de contabilidad de costes de trabajo que utilizan las firmas de A/E. El informe de la OHA debe incluir una descripción de las políticas y procedimientos contables que rigen la clasificación de costes como directos o indirectos, y describir cómo se acumulan y asignan los costes de los proyectos.

La dirección debe establecer Políticas y Procedimientos para el cumplimiento de FAR 31 y TAC 9.34. La dirección tiene la responsabilidad exclusiva de asegurarse de que todos los empleados relevantes tengan una comprensión clara y coherente de las políticas y procedimientos para registrar los costes permitidos y de identificar, segregar y eliminar los costes no permitidos a medida que se realizan las transacciones, así como la documentación necesaria requerida bajo la FAR 31.

La dirección debe ser responsable de certificar que el calendario de tarifas de costes indirectos solo incluye los costes permitidos en preparación para una auditoría independiente o un informe de autocertificación. La dirección tiene la responsabilidad última del Informe de Auditoría de Gastos Generales y debe realizar su propio análisis de las cuentas de alto riesgo, asegurando que los controles internos son adecuados y funcionan correctamente, y que todos los costes no permitidos han sido eliminados del informe final.

Según las directrices de AASHTO, las comidas asociadas a gastos válidos para el viaje están reguladas por la FAR 31.205-46, que incluye referencias a las tarifas máximas por día. Se no permiten gastos de comida de viaje que excedan el per diem permitido. Las comidas de negocios no relacionadas con viajes están reguladas por la FAR 31.205-43(c), que establece que los costes incidentales de las comidas incurridos durante las reuniones de negocios son permitidos si el propósito principal de la reunión es la difusión de información comercial, comercial, técnica o profesional, están debidamente respaldados y son razonables en cantidad.

La documentación de las comidas debe incluir recibos/facturas con el propósito/motivo por escrito del gasto, lugar y fecha, nombres completos de todos los empleados y misiones, y un recibo que refleje los artículos individuales pedidos por cada persona. Los recibos individuales son importantes para verificar la razonabilidad y gastos no admitidos, como el alcohol. Los extractos de gastos de tarjetas de crédito, bancos y empresas no son una prueba aceptable de gastos. El alcohol no es un gasto permitido.

Para todas las reuniones, conferencias, ferias comerciales, seminarios, cámaras de comercio o cualquier reunión profesional de cualquier tipo a la que asistan empleados, directivos, directores, contratistas externos en nombre de la empresa, el Revisor requiere una copia de la agenda, recibos originales de los gastos y el título y relación del empleado con la Firma. Cualquier concepto de gasto que no esté debidamente respaldado conforme a la FAR 31.201-2(d); FAR 31.205-46 será deshabilitado.

Los factores de permisibilidad especificados incluyen: un especialista cualificado; necesidad de servicio dado a la especialidad del contratista; negociación a distancia; tarifas habituales que se cobran por el mismo servicio en el mercado general; impacto de los servicios en los asuntos públicos; y si el servicio puede realizarse internamente.

Los requisitos específicos de documentación (FAR 31.205-33(f)) son: detalles del acuerdo, incluyendo el alcance del trabajo a realizar, las tarifas de compensación, la naturaleza y la cantidad de otros gastos; pruebas de que se realizó el trabajo y los detalles sobre los servicios prestados (entregables, si proceden, y documentos relacionados, es decir, informes de viaje, actas de reuniones, informes mensuales de actividades); y facturas que describan suficientemente los servicios prestados y el tiempo invertido.

La publicidad permitida incluye: requisito de contrato: adquisición de artículos escasos o eliminación de chatarra o excedentes; reclutamiento de personal necesario; promoviendo la venta de productos como exportaciones normalmente vendidos al gobierno de EE. UU. Relaciones Públicas Permitidas incluye: elementos requeridos por un contrato; responder a consultas sobre política de la empresa, enlace con los medios, comunicación con prensa o accionistas; ciertas actividades de servicio comunitario; visitas a plantas y jornadas de puertas abiertas; y, el lanzamiento del producto o las ceremonias de bautizo por envío si el contrato lo permite.

Las relaciones públicas y publicidad no permitidas incluyen: cualquier coste/evento relacionado con la promoción de la venta de productos o servicios estimulando el interés en el producto, o llamando la atención favorable sobre la empresa y/o mejorando la imagen de la empresa para vender el producto de la empresa; ferias comerciales donde no se pone énfasis en la venta de productos normalmente vendidos al gobierno; reuniones/seminarios cuyo propósito no esté relacionado con el negocio; materiales promocionales, folletos, recuerdos, salarios de reuniones, etc., cuyo propósito es promocionar productos o la imagen de la empresa; celebraciones de la empresa y anuncios de nuevos productos; y membresías en organizaciones comunitarias y cívicas.

Según la FAR 31.201-3, un coste es razonable si no supera el que incurriría una persona prudente en la gestión de negocios competitivos y se considera un gasto ordinario y necesario. La carga de la prueba recaerá en el consultor para establecer que el coste es razonable. Aunque la prueba de razonabilidad se aplica a todos los gastos, como se indica en las directrices de la AASHTO, la preocupación específica por la razonabilidad es la cantidad de trabajo indirecto en relación con la mano de obra directa, lo que puede generar preocupaciones sobre la eficiencia de la empresa y la medida en que el Estado debería reembolsar los costes a través de la tarifa de gastos generales.

El Departamento de Contabilidad es responsable de que el Consultor comprenda los principios de la FAR Parte 31.2, que son las principales regulaciones federales que abordan los Costes Permitidos e Imposibles. El Departamento de Contabilidad deberá:

• Asegurarse de que los empleados reciban formación formal en los requisitos de la Parte 31.2 de FAR.
• Mantener un plan de cuentas adecuado y llevar cuentas de costes en el libro mayor para permitir la segregación de los Costes No Permitidos.
• Asegúrate de que los costes estén correctamente codificados como "Permitibles" o "No Permitibles" y que los empleados no presenten Costes No Permitidos para su reembolso.
• Asegúrese de que todos los Costes No Permitidos sean identificados y eliminados de las tarifas indirectas utilizadas para los calendarios de Tarifas de Costes Indirectos de la OHA.
• Organizar revisiones internas y auditorías periódicas para asegurar que el consultor cumple con la FAR Parte 31 y cualquier normativa estatal o local aplicable, como TAC 9.34.
• Tener autoridad final dentro del consultor para decidir qué costes son permitidos y cuáles no.
• Hacer cumplir esta Política en nombre del Consultor y actualizar y revisar la Política según sea necesario.

Los impuestos permitidos son: impuestos estatales y locales sobre la renta, impuestos sobre el derecho al franquicio; impuestos sobre las ventas; FICA, FUI, SUI; y, impuestos sobre comunicaciones.

Los impuestos no permitidos incluyen: impuestos federales sobre la renta y beneficios excedentes; intereses o penalizaciones por pago tardío de impuestos; impuestos para la operación de refinanciación/reembolso; impuestos cuando el Gobierno disponga de exenciones; impuestos de la que la empresa está exenta (por ejemplo, impuestos estatales sobre la renta en la distribución Sub S); tasas especiales sobre terrenos que representen mejoras de capital; y impuestos sobre bienes utilizados únicamente para fines distintos a los contratos gubernamentales.

Los costes permitidos incluyen: cuotas de membresía para organizaciones técnicas, empresariales, profesionales y comerciales; suscripciones a revistas técnicas y especializadas, revistas, boletines; coste de reuniones o seminarios cuando su objetivo es la difusión de información empresarial/técnica, la estimulación de la producción y la mejora de la productividad.

Los costes permitidos de reuniones pueden incluir: organización, montaje, publicidad, patrocinio; alquiler de instalaciones; los costes de viaje de los participantes y los almuerzos de negocios; y, refrescos.

Los costes de viaje incurridos por el personal contratista en relación con asuntos oficiales de la empresa están permitidos, sujetos a limitaciones que incluyen:

• El capital de costes cubre: dietas diarias (alojamiento, comidas y gastos adicionales), gastos varios, transporte
• El principio de coste de viaje no incorpora la regulación gubernamental de viajes en su totalidad; solo incorpora: definición de alojamiento, comidas y gastos adicionales; tarifas máximas por día: combinación de hotel y comidas/gastos adicionales; un techo que cubre en total; situaciones especiales o inusuales en las que se pueden justificar cantidades por día más altas.
• Se permiten hoteles, comidas y gastos adicionales hasta límites diarios de dietas diarias (en total) para alojamiento y comidas/gastos adicionales especificados en: FTR - viajes dentro de 48 estados contemporáneos; JTR: viajes en otros estados y posesiones estadounidenses fuera de 48 estados; Departamento de Regulaciones Estandarizadas Estatales: ubicaciones en el extranjero.
• El precio más bajo está restringido al precio más bajo disponible para el contratista durante el horario laboral normal. Se incluyen excepciones: condiciones médicas, viajes prolongados, horas de viaje irrazonables, y las normativas no deben interpretarse para permitir viajes de negocios o de primera clase.
• Alquiler de coches: sin restricciones específicas, pero debería ser razonable
• Independientemente del plan de reembolso, el contratista debe documentar: fecha y lugar del viaje; propósito del viaje; Nombre del empleado y relación con el contratista.
• Documentación adecuada necesaria para demostrar: se han incurrido en costes; los costes son asignables a los contratos; y los costes cumplen con los principios de costes.
• La documentación debe mostrar la naturaleza y el propósito del gasto (agendas si procede), nombres de las personas que viajan, fechas de viaje.

Los costes de los vehículos en el fondo de costes indirectos deben excluir el uso personal, los costes directos de proyectos y los desplazamientos asociados a actividades relacionadas con negocios no permitidas (por ejemplo, lobby, publicidad general, etc.). Los consultores de ingeniería deben mantener documentación adecuada, como registros de kilometraje de vehículos completados conforme a los requisitos del IRS, para separar y establecer que los costes del vehículo en el fondo de costes indirectos son permitidos y excluyan las partes no permitidas mencionadas anteriormente. También se deben desestimar los gastos asociados a la operación de un vehículo para uso personal o actividades laborales, como depreciación, reparaciones, mantenimiento y seguros. (Ejemplos de uso de vehículos y equipos relacionados con trabajos son camiones y equipos de topografía, equipos de pavimentación, etc.) A continuación se enlaza un sistema de seguimiento de vehículos de ejemplo. El oficial de contratación puede rechazar total o parcialmente un coste reclamado que careza de un soporte adecuado.

La FAR 31 establece que, por razones de practicidad, el contratista puede tratar cualquier coste directo de una cantidad menor como un coste indirecto si el tratamiento contable establece que; a) el coste se aplica de forma consistente a todos los objetivos de coste final; y, b) produce resultados sustancialmente los mismos que tratar el coste como un coste directo. Algunos contratistas utilizan esto para agrupar todos los gastos del vehículo en un fondo de costes indirectos para los vehículos. Sin embargo, esto solo ocurre después de que se hayan excluido todos los costes del vehículo directamente asociados al cumplimiento de un contrato, o que además beneficien o beneficien el cumplimiento del mismo. Lo que queda son los verdaderos costes generales y administrativos de los vehículos, cuyo uso personal debe ajustarse. El consultor debe mantener registros de dichos costes según se indica a continuación en el Calendario de Seguimiento del Vehículo o en un sistema similar.

Los gastos directos e indirectos, incluyendo seguros, depreciación, combustible, reparaciones y mantenimiento, etc., de vehículos/equipos utilizados en la ejecución de trabajos/contratos, son gastos directamente asociados y están relacionados con proyectos. El oficial de contratación puede rechazar total o parcialmente un coste reclamado que careza de un soporte adecuado.

Sistema de seguimiento de vehículos de ejemplo